為了便于對項目活動策劃進行控制，人們通常把一個項目從開始到結束的全過程按照先后順序劃分為若干階段。按照會展項目的特點,可以把會展項目的周期分為四個階段。會展項目管理的過程就是這些階段的總和。

(一)項目啟動階段

會展項目的啟動也就是會展項目管理的起點，按照會展策劃的一般規律，會展項目的啟動是從市場調研開始的,然后經過會展項目構思直到會展項目的立項。

項目經可行性論證后,申報到有關部門，經過批準后，會展項目就可以正式立項了。會展項目的立項，標志著會展項目管理的過程進人下一階段。

(二) 項目規劃階段

無論是策劃一個將持續兒天的膳宿會議，還是舉辦一個產品交易會策劃時間和投人的精力都將遠遠超出會議的舉辦時間。幾個人策劃、組織一次大型會議花上幾個月的時間根本不足為奇。合理的規劃是會展項目管理的基本組成部分，規劉內容包括會展項目所實施的工作要素和活動時使用的一些技術，它涉及明確項目目標、制定工作分析結構以及確立工作責任矩陣。

(三) 項目執行階段

會展項目執行階段是使會展項目在既定的項目時間和項目預算中執行的動態過程。它是為確保按時完成項目的一系列工作程序，包括項目活動分解的深入和細化、過程控制以及項目要素的調整等內容。

在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單,并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理�；顒忧鍐螒�該采取文檔形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當然，隨著項目活動分解的深人和細化，工作分析結構(WBS)可能會需要修改,這也會影響項目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后,要更新項目工作分析結構上的內容。

對于大型展會項目,按照行業慣例，需要提前兩年就開始策劃，跟蹤行業趨勢并對原來的參展商和觀眾進行調查。一年以后,就應當按照計劃描述的每月具體任務一步一步地執行完成。